Rotacja pracowników, zmiany organizacyjne i rozwój nowych działów sprawiają, że zapotrzebowanie na kadry nie za każdym razem można przewidzieć z sporym wyprzedzeniem. W niektórych przedsiębiorstwach rekrutacja jest stałym elementem działalności, a w innych rozpoczyna się dopiero wówczas, gdy pojawia się konkretna luka w zespole. Każda z takowych sytuacji wymaga innego podejścia do planowania naboru.
Agencja HR może partycypować w analizie struktury zatrudnienia, określaniu potrzeb kadrowych a także przygotowaniu działań związanych z pozyskiwaniem pracowników. Ważnym punktem jest postanowienie, czy poszukiwany kandydat ma zaraz wykonywać samodzielne zadania, czy także będzie stopniowo zdobywać doświadczenie na danym stanowisku. Ta decyzja wpływa na wymagania stawiane kandydatom, czas wdrożenia i zakres wsparcia ze strony pozostałych członków zespołu. Pominięcie tych kwestii może prowadzić do sytuacji, w której osoba spełniająca formalne kryteria nie odpowiada realnym potrzebom organizacji.
Na przebieg naboru wpływa też sposób przygotowania oferty pracy. Ogłoszenie powinno opisywać konkretne obowiązki, wymagane kwalifikacje a także warunki zatrudnienia, zamiast ograniczać się do ogólnych określeń dotyczących zaangażowania czy samodzielności. Kandydat musi mieć świadomość tego, jakie zadania będą należały do jego obowiązków i według jakich kryteriów będzie oceniana jego praca. Agencja rekrutacyjna może wspierać przygotowanie ogłoszenia, przeanalizować otrzymane aplikacje i prowadzić wstępną selekcję zgłoszeń. W praktyce trudność często polega na odróżnieniu braku wymaganych kompetencji od braku informacji w dokumentach. Kandydat nie za każdym razem opisuje wszystkie umiejętności w CV, dlatego w części przypadków potrzebna jest dodatkowa rozmowa albo prośba o wyjaśnienie doświadczenia. Z drugiej strony kompleksowy proces weryfikacji nie za każdym razem jest właściwy przy stanowiskach o jasno określonych, powtarzalnych obowiązkach. Zakres oceny powinien wynikać z charakteru pracy, a nie z samej liczby etapów rekrutacji.
Istotnym elementem zarządzania kadrami jest także dostosowanie liczby pracowników do rzeczywistego obciążenia zadaniami. Zatrudnienie zbyt małej liczby osób może powodować nadgodziny, opóźnienia i nierównomierny podział obowiązków. Z kolei zbyt duży zespół przy ograniczonej liczbie zleceń oznacza koszty, które nie zawsze znajdują stwierdzenie w obowiązującej działalności. Agencja zatrudnienia może uczestniczyć w procesach związanych z pośrednictwem pracy lub zatrudnieniem tymczasowym, jeśli taki zakres współpracy odpowiada potrzebom danego podmiotu. Wybór rozwiązania powinien uwzględniać przewidywany czas wykonywania obowiązków, wymagane kwalifikacje oraz możliwość zmiany liczby pracowników w kolejnych miesiącach. W przypadku pracy sezonowej trzebdodatkowo uwzględnić terminy rozpoczęcia i zakończenia zwiększonego zapotrzebowania. Opóźniony nabór może utrudnić realizację planu, jednakże rozpoczęcie go zbyt wcześnie może oznaczać konieczność utrzymywania pracowników przed faktycznym wzrostem liczby obowiązków. Dlatego planowanie zatrudnienia wymaga regularnego sprawdzania danych dotyczących zamówień, nieobecności i przewidywanych przekształceń w organizacji pracy.
Rekrutacja obejmuje także kwestie formalne, które mają znaczenie zarówno dla pracodawcy, jak i osoby ubiegającej się o stanowisko. Przed rozpoczęciem współpracy powinno się ustalić, kto odpowiada za kontakt z kandydatem, przekazywanie dokumentów, organizację spotkań i informowanie o decyzjach. Jeżeli w procesie uczestniczy kilka podmiotów, brak jasnego podziału obowiązków może prowadzić do powielania czynności lub opóźnień w przekazywaniu informacji. Znaczenie moraz sposób gromadzenia i przechowywania dokumentów aplikacyjnych a także przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych. Osobnym zagadnieniem jest sprawdzanie kwalifikacji wymaganych na danym stanowisku, szczególnie gdy praca wiąże się z obsługą określonych urządzeń, posiadaniem uprawnień lub odpowiedzialnością za powierzone zadania. Weryfikacja powinna być dostosowana do zaleceń stanowiska i prowadzona według ustalonych kryteriów. Równie istotne pozostaje przekazywanie kandydatom informacji o zmianach warunków lub terminów. Dosłownie niewielka rozbieżność między treścią ogłoszenia a ustaleniami przedstawionymi w trakcie rozmowy może wpłynąć na decyzję o przyjęciu oferty i wymagać ponownego uzgodnienia zasad współpracy.
Źródło: agencje hr.
