Pojawienie się owadów albo gryzoni w określonym miejscu nie za każdym razem jest łatwe do powiązania z jedną przyczyną. Czasem pierwszym sygnałem są niewielkie uszkodzenia opakowań, innym razem odgłosy dochodzące z przestrzeni technicznych, ślady pozostawione na podłodze lub pojedyncze osobniki znalezione w pomieszczeniu. Przy większych obiektach sytuacja jest jeszcze bardziej złożona, ponieważ szkodniki mogą przemieszczać się między strefami i obsługiwać miejsca, do których dostęp jest utrudniony.
Systemy ochrony przed szkodnikami uwzględniają dlatego nie tylko i wyłącznie samo usuwanie zauważonych organizmów, lecz też sposób monitorowania obiektu i rozpoznawania miejsc, w których może dochodzić do ich pojawiania się. Ważne jest postanowienie, czy obserwowany przypadek jest pojedynczym zdarzeniem, czy częścią powtarzającego się kłopotu.
Duże znaczenie ma sposób funkcjonowania budynku. Nieszczelności przy drzwiach, otwory wokół przewodów, kratki, kanały instalacyjne i szczeliny konstrukcyjne mogą tworzyć drogi przemieszczania się szkodników. Równie istotne są warunki panujące wewnątrz. Wilgotne pomieszczenia, dostęp do resztek żywności, nieuporządkowane miejsca składowania oraz długo niekontrolowane zakamarki mogą sprzyjać ich obecności. W praktyce samo zabezpieczenie jednego punktu nie zawsze przynosi oczekiwany efekt, jeżeli już kilka innych dróg pozostaje dostępnych. Zdarza się także, że po usunięciu widocznych śladów problem powraca po pewnym czasie. Wtedy warto sprawdzić, czy źródło nie znajduje się poza obszarem, który na sam początek został poddany obserwacji. Szczególnie w budynkach wielostrefowych pojedyncze pomieszczenie nie za każdym razem pozwala określić pełny zakres występowania szkodników.
Sposób prowadzenia monitoringu uzależniony jest od tego, z jakim organizmem ma się do czynienia i jakie warunki występują w danym miejscu. W sytuacji owadów obserwuje się w głównej mierze miejsca, w których mogą się pojawiać, a także zmiany aktywności w różnorakich okresach. Przy gryzoniach większe znaczenie mogą mieć ślady przemieszczania, uszkodzenia materiałów i lokalizacja miejsc, w których znaleziono odchody. Ważne jest także zapisywanie rezultatów obserwacji. Data, miejsce i charakter znalezionych śladów pozwalają w późniejszym czasie sprawdzić, czy aktywność przesuwa się na inne obszary albo pojawia się cyklicznie. Takie informacje mogą posiadać znaczenie przy ustalaniu kolejnych decyzji, ponieważ pojedynczy przypadek nie musi oznaczać stałego zasiedlenia obiektu. Z drugiej strony powtarzające się ślady w różnych punktach mogą wskazywać na konieczność szerszego sprawdzenia budynku.
Na sposób postępowania wpływa również przeznaczenie pomieszczeń. Inne ograniczenia występują w domu, inne w magazynie, a jeszcze inne w miejscach, gdzie przebywa wiele ludzi lub przechowywane są produkty. Powinno się uwzględnić także obecność zwierząt, dostępność poszczególnych przestrzeni oraz sposobność czasowego wyłączenia określonych stref z użytkowania. Nie każda metoda może być zastosowana w dowolnym miejscu, a wybór rozwiązania wymaga uwzględnienia zarówno rodzaju szkodnika, jak i warunków otoczenia. W praktyce znaczenie ma też czas. Niektóre organizmy są bardziej aktywne w określonych porach dnia lub roku, dlatego obserwacja wykonana wyłącznie raz może nie zademonstrować rzeczywistej skali zjawiska. Systemy ochrony przed szkodnikami mogą obejmować regularne kontrole, analizę pojawiających się śladów a także działania ograniczające dostęp do pożywienia, wody i miejsc schronienia. Zakres tych czynności powinien wynikać z rzeczywistych warunków panujących w konkretnym obiekcie, a nie tylko z samego faktu zauważenia pojedynczego szkodnika.
Zobacz więcej: systemy ochrony przed szkodnikami.
